Trello je aplikace pro snadnou správu velkých projektů i malých úkolů

Mezi nástroji pro práci na dálku v týmech vyniká už nějakou dobu aplikace Trello. Ta byla populární již před pandemií nemoci covid-19, ale s ní a rozmachem práce na dálku Trello nabralo ještě na obrátkách. Není divu, Trello je totiž jednoduchý a uživatelsky přívětivý nástroj, který zvládne sledování drobných úkolů, i velkých projektů.

Trello je jednou z nejoblíbenějších aplikací pro správu projektů. Zdarma ho pro správu méně rozsáhlých projektů může využít v podstatě kdokoli. Za intenzivnější používání a širší sadu funkcí se, jak už to tak bývá, připlácí. Ovšem už v základu je Trello užitečný nástroj, kde můžete do spolupráce zapojit všechny osoby, které potřebujete. Jednoduše tu budete mít přehled o tom, kdo na čem u daného projektu pracuje, jaké jsou termíny a jaký například následující postup.

Vytvoření účtu v Trellu je jednoduché: stačí na úvodní stránce služby zadat e-mailovou adresu a dál už uživatele provede průvodce. Účet si můžete libovolně pojmenovat a jedno takové pracovní prostředí v Trellu se jmenuje Workspace. Může to být třeba celá vaše firma, Workspace ale můžete věnovat třeba konkrétnímu rozsáhlejšímu projektu, značce, se kterou pracujete a podobně. V Trellu takto můžete pracovat sami, ale častěji budete spolupracovat s dalšími lidmi. Ty můžete pozvat jednoduchým odesláním pozvánky přímo z aplikace.

Nástěnky, sloupce, karty

Ve Workspace pak můžete vytvářet takzvané Boards (česky také Nástěnky), což jsou konkrétní pracovní plochy, kde chcete něco řešit. Pracovat pak budete většinou právě na nástěnkách, které mají vlastně tři základní prvky. Nástěnka samotná je tím hlavním, následují sloupce a v jednotlivých sloupcích pak najdeme karty. Karta je nejmenším „stavebním“ prvkem řízení vašeho projektu, nástěnka tím nejvyšším.

Nástěnka jako taková je místem, kde přehledně najdete veškeré informace k danému projektu. Vytvořit si jich můžete více, v základní verzi zdarma lze mít aktivních až 10 nástěnek na jeden pracovní prostor. Na nástěnce můžete sledovat a řídit jakýkoli projekt: třeba spuštění webu, plánování firemní akce, vývoj aplikace pro zákazníka, nebo třeba přípravu článků. Nástěnky můžete vytvářet ze šablon, které Trello nabízí, ale zároveň si je můžete libovolně přizpůsobit, meze fantazii se tu nekladou.

Sloupek je pak základním stavebním prvkem této nástěnky a v zásadě má dva úkoly. Tím jedním je nést informaci. Každý sloupec můžete přiřadit určitému tématu, kroku či úkonu, opět to záleží jen na vás. Do sloupečků si sem tedy můžete zadávat nejen důležité údaje k projektu, jako například kontakty, které se ho týkají, nebo podklady, které jste obdrželi, ale především následně ve sloupečcích řešit jednotlivé úkoly. Pomocí sloupců tak můžete v Trellu vytvořit vlastně celý pracovní postup.

Pracovní postup

Popíšeme to třeba na příkladu pro náš web: v Trellu můžeme mít sloupec s kontakty na instituce a lidi, se kterými řešíme naše články. Dál můžeme vytvořit sloupec, který obsahuje jednotlivé tipy a témata článků. Další sloupec může obsahovat témata, která už konkrétní autoři dostali ke zpracování. Tady už budou témata v jednotlivých kartách (to je ta nejmenší jednotka) odlišena právě podle toho, komu byla přidělena. Karta může dostat termín odevzdání, může na ní být spousta poznámek k danému článku: například s odkazy na relevantní zdroje, které autor sám našel. S tím, jak autor na článku pracuje a článek dál putuje naším systémem, se může karta článku přesouvat. Ze sloupce zadaných článků ke zpracování do sloupce článků odevzdaných, odtud do sloupce pro editaci a následně do sloupce článků k vydání. A tak dále a tak dále.

V Trellu si můžete tento sled událostí a jednotlivé kroky, které chcete obsáhnout, definovat skutečně libovolně. Karty můžete mezi sloupci snadno přesouvat. Když dojde na dané kartě k nějaké události, tak uživatel, který je s kartou spojený, dostane upozornění do e-mailu.

Trello a propojení

Pro zvýšení produktivity můžete Trello propojit s dalšími aplikacemi. Jelikož se aplikace nehodí k přímé komunikaci uživatelů, nabízí se například propojení s aplikací Slack. Trello umožňuje také napojení úložišť Dropbox, Disk Google a Confluence. Pokročilým uživatelům umožňuje Trello i různou úroveň automatizace. Krása tohoto nástroje je v tom, že je na první pohled velmi přímočarý, jednoduchý a snadno pochopitelný. Kdo do něj ale pronikne hlouběji, objeví spoustu užitečných a velmi pokročilých funkcí.

K využití řady pokročilých funkcí ale bude potřeba placená verze Trella. Základní verze má například omezení na přílohy o velikosti 10 megabajtů, placená dovolí na karty přidávat soubory s velikostí až 250 MB. Placené verze mají dvě úrovně: Standard za 60 dolarů ročně (nebo 6 dolarů měsíčně) na uživatele, Premium stojí 120 dolarů ročně (nebo 12,5 dolaru měsíčně) za uživatele. Velké firmy si mohou nechat zpracovat nabídku na míru.

Kromě samotného webového prohlížeče pak Trello funguje i ve formě aplikace pro chytré telefony s Androidem nebo iOS. Výhodou je, že návody pro úplné začátečníky i pokročilejší uživatele jsou na webu služby k dispozici v Češtině.